Whistleblowing: a chi viene estesa la nuova normativa

A cura di Unione Fiduciaria. Per maggiori approfondimenti www.ufwhistleblowing.it

Con la Legge 170/2016, il Parlamento ha delegato il Governo al recepimento della quarta Direttiva antiriciclaggio (Direttiva (UE) 2015/849) che, a distanza di dieci anni dalla terza Direttiva, potenzia il sistema di prevenzione degli Stati membri in coerenza con le linee tracciate dalle Raccomandazioni del GAFI del 2012.

La nuova disciplina europea ha introdotto numerose novità alla normativa di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, privilegiando un approccio basato sul rischio, criterio fondamentale per la graduazione delle misure preventive e dei controlli, prevedendo nuove disposizioni con riguardo a:

• autovalutazione del rischio di riciclaggio come processo di adeguata verifica;
• revisione dell’attuale assetto dell’archivio unico informatico;
• modifiche relative alla segnalazione di operazioni sospette;
• obbligo di dotarsi di un sistema di whistleblowing (istituto di derivazione anglosassone per consentire segnalazioni interne di violazioni delle disposizioni antiriciclaggio).

Whistleblowing: il nuovo decreto 25 maggio 2017, n. 90

Lo scorso 19 giugno, è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale il nuovo decreto 25 maggio 2017, n. 90, di recepimento della IV Direttiva Antiriciclaggio. A decorrere dal 4 luglio 2017, data di entrata in vigore del predetto decreto, i soggetti destinatari della disposizioni ivi contenute – tra i quali gli intermediari finanziari iscritti all’Albo Unico (società di leasing, società di factoring, ma anche dottori commercialisti, notai e avvocati) sono obbligati a dotarsi di un sistema di whistleblowing.

Sistemi di whistleblowing e segnalazione di condotte illecite

I sistemi di whistleblowing consentono al personale di un’organizzazione, sia essa pubblica o privata, di segnalare condotte illecite di cui si è venuti a conoscenza nell’ambito della propria attività lavorativa, utilizzando specifici canali dedicati.

Il canale per effettuare le segnalazioni deve garantire, secondo quanto disposto dall’art. 48 del decreto in oggetto, caratteristiche di anonimato, sicurezza e indipendenza, ed essere inoltre predisposto a proteggere il soggetto segnalante da eventuali ritorsioni e discriminazioni conseguenti la segnalazione.

La recente attenzione rivolta dal legislatore europeo e nazionale all’implementazione dei sistemi di whistleblowing, conferma l’orientamento delle istituzioni volto a coinvolgere un numero sempre più ampio di organizzazioni verso un radicale cambiamento delle attuali strutture aziendali attraverso l’adozione di uno strumento di supporto alla diffusione della legalità e al contrasto di comportamenti illeciti.

Già introdotto obbligatoriamente per banche e intermediari finanziari (rispettivamente artt. 52-bis e 52-ter del TUB e 8-bis e 8-ter del TUF) nonché per i soggetti sottoposti alla normativa antiriciclaggio, la disciplina sul whistleblowing verrà a breve estesa a una più nutrita platea di soggetti in seguito alla futura entrata in vigore di nuovi testi normativi in materia di: Market Abuse, PRIIPS (trasparenza sui prodotti d’investimento al dettaglio assicurativi e preassemblati), D.Lgs. 231/01 (Responsabilità ammnistrativa delle società e degli enti) e MiFID II.

Chi può effettuare le segnalazioni

Ai sensi dell’art. 48 del richiamato decreto 25 maggio 2017, n. 90, sono i dipendenti e le persone in posizione comparabile a poter effettuare segnalazioni di comportamenti in violazione delle disposizioni antiriciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

I soggetti obbligati sono tenuti ad adottare procedure in grado di garantire la riservatezza dei soggetti segnalanti e segnalati, la tutela del segnalante da condotte ritorsive conseguenti la segnalazione e lo sviluppo di un apposito canale di segnalazione in grado di assicurare caratteristiche di specificità, indipendenza ed anonimato.

Tra le normative che prevedono il whistleblowing, le disposizioni contenute nel nuovo decreto antiriciclaggio risultano le prime, nel contesto nazionale, a richiedere espressamente un canale atto a consentire le segnalazioni in forma anonima. Tale requisito ha un impatto non indifferente nelle scelte gestionali che i Responsabili interni dei sistemi di whistleblowing dovranno, a stretto giro, effettuare al fine di presidiare il rischio di non conformità rispetto agli adempimenti richiesti dalla normativa.

Software per la segnalazione delle violazioni

Forte del proprio know how e dell’esperienza maturata sul campo, Unione Fiduciaria, Società Fiduciaria e di Servizi fondata nel 1958 e sottoposta alla vigilanza della Banca d’Italia, è stata tra le prime società in Italia a progettare e sviluppare con successo un applicativo informatico appositamente pensato ad un’adeguata gestione delle segnalazioni interne di violazioni.

Caratteristiche di affidabilità e qualità delle segnalazioni hanno consentito all’applicativo informatico “Comunica Whistleblowing” di diventare in brevissimo tempo il software più utilizzato in Italia per le segnalazioni interne delle violazioni. In dotazione ad oltre 100 mila utenti del settore bancario, il software di Unione Fiduciaria assicura tra l’altro anonimato e assoluta riservatezza delle segnalazioni, in piena conformità alle previsioni normative contenute nel citato decreto 25 maggio 2017, n. 90, e in linea con le caratteristiche di professionalità e affidabilità che da oltre 50 anni ne caratterizzano l’attività.

N.B. Naturalmente vi è una netta differenza tra le segnalazioni di operazioni sospette e le segnalazioni Whistleblowing:

• Segnalazione di operazioni sospette
  • Sono segnalazioni che i soggetti obbligati (delegato SOS – segnalazione operazioni sospette), è tenuto in seguito ad opportune valutazioni ad inoltrare alla UIF (Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia) tramite il portale internet INFOSTAT-UIF ai sensi delle disposizioni contenute negli artt. 35 e 36 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modificazioni. Tali segnalazioni sono riferite ad operazioni sospette quando i soggetti segnalanti “sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che comunque i fondi, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa“.
• Segnalazioni Whistleblowing
  • Sono procedure di cui devono dotarsi i soggetti sottoposti alla normativa antiriciclaggio per consentire segnalazioni al proprio interno “da parte di dipendenti o di persone in posizione comparabile di violazioni, potenziali o effettive, delle disposizioni dettate in funzione di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo“ ai sensi delle disposizioni previste nell’art. 48 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modificazioni. Tali segnalazioni sono indirizzate al responsabile interno preposto alla gestione delle segnalazioni in ambito whistleblowing tramite uno specifico canale di segnalazione, anonimo e indipendente, proporzionato alla natura e alle dimensioni del soggetto obbligato.

Si tratta in definitiva di due canali di segnalazione paralleli ma diversi che consentono due tipologie differenti di segnalazione sia con riguardo all’ambito, sia con riguardo alle caratteristiche del canale, sia infine con riguardo al soggetto cui sono indirizzate e alla relativa gestione del flusso informativo.